Terminerinnerung per SMS aus dem Google Kalender, ohne Integration
SMS-Erinnerung an Termine automatisch aus Google Kalender, Outlook oder Calendly: iCal-Link einfügen, Vorschau prüfen, einschalten. Mit Vorlagen für Praxis, Salon, Werkstatt.
Kopieren Sie den privaten iCal-Link Ihres Kalenders (Google Kalender: „Privatadresse im iCal-Format“), fügen Sie ihn im TopSMS-Dashboard unter „Terminerinnerungen aus dem Kalender“ ein und wählen Sie, wie viele Stunden vorher erinnert wird. TopSMS findet die Mobilnummer im Termin und sendet die SMS automatisch; abgesagte Termine entfallen, verschobene werden neu geplant. 0,084 € pro SMS nach Deutschland und Österreich.
Der Termin steht schon in Ihrem Kalender. Es fehlt nur die SMS an den Kunden am Vortag. Dafür brauchen Sie weder eine neue Buchungssoftware noch einen Entwickler: TopSMS liest Ihren Kalender über den iCal-Link und sendet die Erinnerungen automatisch.
Schritt 1: iCal-Link kopieren
| Kalender | Wo Sie den Link finden |
|---|---|
| Google Kalender | Am Computer: Einstellungen, links den Kalender wählen, „Kalender integrieren“, „Privatadresse im iCal-Format“ |
| Outlook, Microsoft 365 | Outlook im Web: Einstellungen, Kalender, Freigegebene Kalender, Kalender mit allen Details veröffentlichen, ICS-Link |
| Apple iCloud | Den Kalender als öffentlichen Kalender freigeben und den Link webcal:// kopieren |
| Calendly, Cal.com | Den Link des Google- oder Outlook-Kalenders verwenden, in den die Buchungen geschrieben werden; ein eigener ICS-Export des Tools geht auch |
Der private Link ist ein Schlüssel zum Lesen Ihres Kalenders. TopSMS speichert ihn verschlüsselt und zeigt ihn nach dem Speichern nicht mehr an. Setzen Sie die Privatadresse im Google Kalender zurück, funktioniert der alte Link auch bei uns nicht mehr.
Schritt 2: die Telefonnummer im Termin
Schreiben Sie die Mobilnummer des Kunden irgendwo in Titel, Beschreibung oder Ort:
Anna Müller 0151 12345678Nummern ohne Vorwahl lesen wir mit Ihrem Land (Deutschland, Österreich, Schweiz, Tschechien oder Slowakei). Festnetznummern werden übersprungen, weil sie keine SMS empfangen. Der Name kommt aus dem Text vor der Nummer oder aus einer Zeile Name:. Ohne Namen wird aus „Hallo {name},“ einfach „Hallo,“.
Schritt 3: Text, Zeitpunkt und Vorschau
Der Standardtext:
Hallo {name}, wir erinnern an Ihren Termin bei {firma} am {datum} um {uhrzeit} Uhr. Falls Sie nicht kommen können, sagen Sie bitte ab.Die Vorlaufzeit wählen Sie zwischen 1 und 72 Stunden (Standard 24). Zwischen 21:00 und 08:00 Uhr geht keine SMS raus: Eine Erinnerung, die in die Nacht fiele, wird um 08:00 Uhr gesendet, wenn der Termin nach 10:00 Uhr ist, sonst um 18:00 Uhr am Vorabend. „Kalender laden“ zeigt die nächsten 10 Termine mit Nummer, Name, genauem Text und Versandzeit, ohne etwas zu senden. Dann speichern, und die Erinnerungen laufen von allein.
Vorlagen nach Branche
| Branche | Text |
|---|---|
| Praxis | {firma}: Erinnerung an Ihren Termin am {datum} um {uhrzeit} Uhr. Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit. Absage: 030 1234567 |
| Salon | Hallo {name}, wir freuen uns auf Sie am {datum} um {uhrzeit} Uhr! Falls etwas dazwischenkommt: 030 1234567. {firma} |
| Werkstatt | {firma}: Wir erwarten Ihr Auto am {datum} um {uhrzeit} Uhr. Bitte Schlüssel und Serviceheft mitbringen. Änderungen: 030 1234567 |
| Nachhilfe | Hallo {name}, Erinnerung an unsere Stunde am {datum} um {uhrzeit} Uhr. Falls es nicht passt, sagen Sie bitte einen Tag vorher ab. {firma} |
Auf eine SMS mit Firmennamen als Absender kann niemand antworten. Geben Sie deshalb eine Telefonnummer oder einen Link zum Verschieben an.
Servicenachricht, keine Werbung
Eine Erinnerung an einen Termin, den der Kunde gebucht hat, ist eine Servicenachricht zu einem bestehenden Termin. Angebote und Rabatte gehören nicht hinein; damit wird daraus Werbung, für die eine Einwilligung nötig ist. Das ist keine Rechtsberatung. In TopSMS als abgemeldet markierte Kontakte und Nummern auf der Sperrliste werden automatisch übersprungen.
Preis
Die Funktion hat keine Grundgebühr. Sie zahlen nur gesendete SMS: 0,084 € pro SMS nach Deutschland, Österreich und in die übrige EU, 0,040 € nach Tschechien und in die Slowakei, zzgl. MwSt., aus Prepaid-Guthaben ohne Verfall. Kostenloses Konto anlegen und die Vorschau mit dem eigenen Kalender testen.
Häufige Fragen
Muss ich etwas im Kalender installieren?
Nein. Sie fügen einen iCal-Link im TopSMS-Dashboard ein. TopSMS liest den Kalender nur; es wird nichts hineingeschrieben.
Wohin schreibe ich die Telefonnummer des Kunden?
Irgendwo in Titel, Beschreibung oder Ort des Termins, zum Beispiel „Anna Müller 0151 12345678“. Verwendet werden nur Mobilnummern. Den Namen nehmen wir aus dem Text vor der Nummer oder aus einer Zeile „Name:“.
Was passiert bei Absage oder Verschiebung?
Der Kalender wird alle 15 Minuten gelesen. Abgesagte oder gelöschte Termine werden nicht erinnert, verschobene bekommen einen neuen Zeitpunkt, und kein Termin bekommt mehr als eine SMS.
Geht das mit Calendly?
Calendly schreibt Buchungen in den verbundenen Google- oder Outlook-Kalender; nutzen Sie dessen iCal-Link. Fragen Sie im Buchungsformular nach der Mobilnummer, damit sie im Termin steht.