Terminerinnerung per SMS: 17 fertige Vorlagen unter 160 Zeichen und der richtige Zeitpunkt

Ein versäumter Termin kostet eine Praxis, einen Salon oder eine Werkstatt einen leeren Slot, den kurzfristig niemand anderes nutzen kann. Eine Erinnerung per SMS am Vortag ist die günstigste Versicherung dagegen: Sie erscheint auf dem Sperrbildschirm, braucht keine App und wird innerhalb von Minuten gelesen. Dieser Artikel liefert Ihnen 17 sofort einsetzbare Vorlagen für typische Branchen, die alle in eine einzige SMS passen, erklärt, wann welche Erinnerung am besten wirkt, und zeigt, wie Sie Erinnerungen mit dem Feld send_at der TopSMS-API planen, damit niemand um sechs Uhr abends auf „Senden“ drücken muss.

Regeln, die für jede Vorlage gelten

• Ein Segment, 160 Zeichen. Alle Vorlagen unten bleiben mit realistischen Werten unter 160 Zeichen des GSM-7-Alphabets. Deutsche Umlaute und ß gehören zu diesem Alphabet; Emojis, typografische Anführungszeichen („…“) und der Gedankenstrich nicht, sie würden die Nachricht auf Unicode mit nur 70 Zeichen pro Segment umschalten. Deshalb verwenden die Vorlagen nur gerade Zeichen und einen einfachen Bindestrich.
• Wer, wann, was tun. Zuerst der Name des Unternehmens, dann Datum und Uhrzeit, dann die eine Handlung, um die es geht: etwas mitbringen, zum Absagen anrufen, umbuchen.
• Ein Weg zur Antwort. Auf Nachrichten von einem alphanumerischen Absender wie „PraxisMayer“ kann niemand antworten. Jede Vorlage enthält deshalb eine Telefonnummer oder einen Link für Änderungen.
• Keine Werbung. Eine Erinnerung ist eine Transaktionsnachricht und braucht keine Werbeeinwilligung, solange sie eine Erinnerung bleibt. Ein angehängtes Angebot macht sie zur Werbung.

Die Vorlagen

Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt Ihre Buchungssoftware oder, wenn Sie aus dem TopSMS-Dashboard senden, die Variablen einer Kampagne; die TopSMS-API selbst sendet den Text genau so, wie sie ihn erhält. *Die Zeichenzahl ist mit diesen Beispielwerten berechnet: Name „Alexandra“, Datum „Do 19.11.“, Uhrzeit „10:30“, Telefon „030 1234567“, Link „tsms.cz/a1b2c3“, Kennzeichen „B-MK 2481“, Personen „4“. Längere Namen oder Adressen kommen mit ihrer zusätzlichen Länge hinzu.

Wann welche Erinnerung

Senden Sie Erinnerungen tagsüber und am frühen Abend, etwa zwischen 8 und 20 Uhr, und nicht am Sonntagmorgen. Eine Erinnerung um 22:30 Uhr stört mehr, als sie nützt, auch wenn der Termin früh am nächsten Morgen ist.

Planen mit send_at

Am saubersten planen Sie die Erinnerung in dem Moment, in dem der Termin gebucht wird. Fügen Sie der normalen Versandanfrage das Feld send_at hinzu, und TopSMS sendet die Nachricht zu diesem Zeitpunkt:

POST https://www.topsms.cz/api/sms/send
{
  "to": "+4915112345678",
  "text": "Praxis Dr. Mayer: Wir erinnern an Ihren Termin morgen, Do 19.11., um 10:30 Uhr. Bitte Versichertenkarte mitbringen. Absage: 030 1234567",
  "from": "PraxisMayer",
  "send_at": "2026-11-18T18:00:00+01:00"
}

Die Antwort ist HTTP 202 mit dem Status scheduled und einer jobId:

HTTP/1.1 202 Accepted
{ "ok": true, "scheduled": true, "id": "cmv...", "jobId": "cmw...", "status": "scheduled",
  "sendAt": "2026-11-18T17:00:00.000Z", "price": 2.04,
  "statusUrl": "https://www.topsms.cz/api/sms/jobs/cmw..." }

• Zeitzone. send_at ist ein Zeitstempel nach ISO 8601 mit Zeitzone (oder ein Unix-Zeitstempel). Deutschland und Österreich liegen im Winter bei +01:00 und im Sommer bei +02:00; lassen Sie Ihre Programmiersprache den Versatz für das Datum der Erinnerung berechnen, statt ihn fest einzutragen.
• Grenzen. Höchstens 30 Tage im Voraus. Ein Zeitpunkt weniger als eine Minute in der Zukunft wird sofort gesendet. Für weiter entfernte Termine planen Sie die Erinnerung später, etwa mit einem nächtlichen Job, der alle Termine der kommenden Tage aufgreift.
• Preis. Das Guthaben wird beim Planen der Nachricht abgebucht.
• Stornierung. Wird der Termin abgesagt oder verschoben, stornieren Sie die Erinnerung mit der gespeicherten jobId; der Preis wird Ihrem Guthaben gutgeschrieben. Planen Sie dann eine neue für den neuen Termin.

DELETE https://www.topsms.cz/api/sms/jobs/cmw...
Authorization: Bearer CLIENT_ID:SECRET

Für einen täglichen Stapel funktioniert send_at auch mit dem Endpunkt für den Massenversand /api/sms/send-bulk, der bis zu 500 Empfänger mit individuellen Texten pro Anfrage annimmt. Wenn Sie mit einem Testschlüssel testen, liefert eine geplante Anfrage HTTP 200 mit "scheduled": true und ohne jobId, und es wird nichts gesendet oder berechnet.

Ohne Code erledigt das Kampagnenmodul im Dashboard dasselbe: Laden Sie eine CSV-Datei mit Name, Telefonnummer, Datum und Uhrzeit hoch, verwenden Sie die Spalten als Variablen im Text und legen Sie den Versandzeitpunkt fest.

Formulierungen für die Abmeldung

Terminerinnerungen gehören zu Ihrer Leistung, das Gesetz verlangt deshalb nicht in jeder Nachricht einen Abmeldehinweis. Trotzdem möchten manche Kunden sie nicht, und ein einfacher Ausweg schafft Vertrauen. Weil niemand auf einen Absendernamen antworten kann, funktioniert „Antworten Sie STOP“ nicht. Verwenden Sie stattdessen:

• Keine SMS-Erinnerungen mehr? Kurze Info an 030 1234567 genügt.
• Lieber keine Erinnerungen? Sagen Sie es uns am Empfang.

Meldet sich ein Kunde ab, markieren Sie die Nummer in TopSMS als abgemeldet (im Kontaktdetail oder gesammelt per Import einer CSV-Datei mit einer Spalte optOut). Die API lehnt Nachrichten an diese Nummer dann mit Code 400 ab, sodass ein Fehler in Ihrem Buchungssystem nicht versehentlich eine Erinnerung auslösen kann.

Was Erinnerungen kosten

Bei TopSMS kostet eine Erinnerung an eine deutsche oder österreichische Nummer 0,084 € pro Segment, ohne Grundgebühr. Alle Vorlagen oben sind ein Segment. Eine Praxis mit 400 Terminen im Monat zahlt für ihre Erinnerungen 33,58 €; vergleichen Sie das mit dem, was ein einziger leerer Termin kostet.