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SMS-Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen aus lexoffice und sevDesk

Verbinden Sie lexoffice (Lexware Office) oder sevDesk einmal mit TopSMS, und Ihre Kunden erhalten eine kurze SMS, sobald eine Rechnung überfällig ist: mit Rechnungsnummer, offenem Betrag und Fälligkeitsdatum. Sie legen fest, an welchen Tagen nach Fälligkeit erinnert wird, zu welcher Uhrzeit und mit welchem Text.

MusterGmbHjetzt
Muster GmbH: Ihre Rechnung RE-2026-0042 über 1.234,50 EUR ist seit 10 Tagen überfällig (fällig am 15.09.2026). Bitte überweisen Sie den Betrag.

Zweite Erinnerung, 10 Tage nach Fälligkeit, mit dem noch offenen Betrag.

So funktioniert es in 3 Schritten

  1. Rechnungsprogramm verbinden. In lexoffice erstellen Sie unter Add-ons, Public API einen API-Schlüssel; in sevDesk kopieren Sie den API-Token eines Administrators. Fügen Sie ihn im TopSMS-Dashboard unter Rechnungserinnerungen ein. Wir prüfen ihn sofort mit einer echten Anfrage und speichern ihn verschlüsselt.
  2. Regeln festlegen. Wählen Sie die Tage nach Fälligkeit (zum Beispiel 3, 10 und 21), den Text, den Absendernamen, die Uhrzeiten, in denen SMS hinausgehen dürfen, nur Werktage und einen Mindestbetrag, unter dem niemand erinnert wird. Die Vorschau zeigt jede überfällige Rechnung mit der SMS, die sie erhalten würde, oder mit dem Grund, warum nicht.
  3. Erinnerungen laufen von selbst. Jede Stunde lädt TopSMS die überfälligen Rechnungen und sendet die fälligen Erinnerungen innerhalb Ihres Zeitfensters. Jede Erinnerung erscheint mit ihrem Status im Verlauf; bezahlte Rechnungen fallen von selbst heraus.

Welche Rechnungen eine Erinnerung erhalten

  • lexoffice: Rechnungen mit dem Status offen oder überfällig, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist. Entwürfe, bezahlte und archivierte Rechnungen bleiben außen vor. Der Betrag in der SMS ist der offene Betrag, Teilzahlungen sind also berücksichtigt.
  • sevDesk: offene und teilweise bezahlte Rechnungen, deren Zahlungsziel (Rechnungsdatum plus Zahlungsziel in Tagen) überschritten ist. Entwürfe, bezahlte Rechnungen, Stornorechnungen und Abo-Vorlagen bleiben außen vor. Der Betrag ist die Bruttosumme abzüglich bereits gezahlter Beträge.

Jede Erinnerungsstufe wird pro Rechnung höchstens einmal gesendet, und eine Rechnung erhält innerhalb von 3 Tagen höchstens eine SMS, auch wenn mehrere Stufen gleichzeitig erreicht sind.

Woher die Telefonnummer kommt

TopSMS liest die Nummer aus dem Kundendatensatz: in lexoffice aus den Telefonnummern des Kontakts, in sevDesk aus den Telefoneinträgen des Kontakts. Eine Mobilnummer hat Vorrang. Eine Nummer ohne Ländervorwahl, etwa 0151 1234567, erhält in lexoffice die Vorwahl des Landes aus der Rechnungsadresse, sonst +49.

Deutsche Festnetznummern werden übersprungen, weil ein Festnetzanschluss die SMS nicht empfangen kann. Kunden ohne verwendbare Nummer erscheinen in der Vorschau mit dem Grund, sodass Sie die Mobilnummer in Ihrem Rechnungsprogramm ergänzen können.

Kurz, höflich und in einer SMS

Der deutsche Standardtext passt mit üblichen Werten in eine SMS. Umlaute und ß gehören zum GSM-Alphabet und verkürzen die Nachricht nicht. Beim Bearbeiten zeigt das Dashboard ein Beispiel mit Zeichenzahl und Anzahl der SMS; ein Text über 3 SMS wird nicht gesendet.

Auf eine SMS unter Ihrem Firmennamen kann der Kunde nicht antworten. Soll er anrufen oder schreiben, nennen Sie im Text eine Telefonnummer oder eine E-Mail-Adresse.

Text der Erinnerung und Variablen

Der deutsche Standardtext und die Variablen, die Sie verwenden können. Ein englischer Standardtext steht im Dashboard mit einem Klick bereit.

{my}: Ihre Rechnung {number} über {amount} ist seit {days} Tagen überfällig (fällig am {due_date}). Bitte überweisen Sie den Betrag.

{number}        Rechnungsnummer
{amount}        offener Betrag mit Währung (1.234,50 EUR)
{amount_total}  Rechnungsbetrag
{due_date}      Fälligkeitsdatum (15.09.2026)
{days}          Tage überfällig
{customer}      Name des Kunden
{my}            Ihr Firmenname aus den Kontoeinstellungen

Erinnerungen sind gewöhnliche SMS aus Ihrem Prepaid-Guthaben: keine Grundgebühr für die Funktion, Sie zahlen nur die gesendeten Nachrichten. Erinnerungen aus Ihrem eigenen Code senden Sie über die REST-API.

Vollständige API-Dokumentation →

Häufige Fragen

Welche Rechnungen erinnert TopSMS?

In lexoffice Rechnungen mit dem Status offen oder überfällig, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist; in sevDesk offene und teilweise bezahlte Rechnungen nach Ablauf des Zahlungsziels. Entwürfe und bezahlte Rechnungen werden nie erinnert, und die SMS nennt den noch offenen Betrag.

Wie oft wird ein Kunde erinnert?

Einmal pro festgelegter Stufe, zum Beispiel am 3., 10. und 21. Tag nach Fälligkeit, und pro Rechnung höchstens eine SMS innerhalb von 3 Tagen. Bis zu 5 Stufen sind möglich, und SMS gehen nur in den gewählten Stunden hinaus, auf Wunsch nur an Werktagen.

Kann ich sehen, was gesendet wird, bevor es hinausgeht?

Ja. Die Vorschau lädt die überfälligen Rechnungen und zeigt für jede die SMS, die sie erhalten würde, oder warum sie übersprungen wird (bezahlt, unter dem Mindestbetrag, keine Mobilnummer). Automatische Erinnerungen lassen sich jederzeit mit einem Klick ausschalten.

Ändert TopSMS etwas in lexoffice oder sevDesk?

Nein. TopSMS liest nur Rechnungen und die Telefonnummern der Kontakte. Der API-Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, nicht wieder angezeigt und gelöscht, wenn Sie das Konto im Dashboard trennen.

Was kostet eine Zahlungserinnerung?

0,084 € pro SMS nach Deutschland, Österreich und in die übrige EU, aus Prepaid-Guthaben und ohne Grundgebühr. Eine Erinnerung mit bis zu 160 GSM-Zeichen, Umlaute eingeschlossen, ist eine SMS.

Testen Sie mit 10 SMS gratis

Kostenloses Konto, aktiv, sobald Sie Ihre Mobilnummer bestätigt haben. Ohne Kreditkarte, ohne Grundgebühr, Prepaid-Guthaben ohne Verfall.

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